Kansen voor Inkoop van het ‘Strategisch Plan Externe Arbeid’

Externe arbeid is voor veel organisaties een van de grootste spendcategorieën. Toch wordt de rol van Inkoop hierin vaak beperkt tot operationele taken: contractvoorwaarden borgen, PO’s uitzetten en verlengingen verwerken. Dat staat in schril contrast met het strategische belang van deze categorie: cruciale projecten, schaarse skills en hoge kostenimpact. Een ‘Strategisch Plan Externe Arbeid: Sourcing & Talentmanagement’ biedt Inkoop de kans om die rol te verbreden door betere inzichten, marktkennis en kwaliteitssturing toe te voegen.

Waarom blijft externe arbeid voor inkoop hangen op het operationele niveau?

1. Op dit moment blijft Inkoop noodgedwongen operationeel door gebrek aan inzicht. Zonder een volledig beeld van wie er extern werkt, welke skills worden ingehuurd en hoe leveranciers presteren, kan Inkoop alleen tactisch optreden. Zo blijft de bijdrage van Inkoop beperkt tot voorwaarden en factuurstromen en is er weinig strategische onderhandelingskracht. Daardoor blijft deze spendcategorie grotendeels ongestuurd.

2. De categorie sluit niet aan op de toekomstige skillsbehoefte van de organisatie. Zonder inzicht in welke skills schaarser worden, welke roltypes structureel extern zijn en hoe de business zich ontwikkelt, wordt het onmogelijk om een leveranciers- of marktstrategie te bepalen. Inkoop kan hierdoor geen waarde toevoegen met marktverkenning, tariefonderhandelingen en advisering over sourcingopties.

3. Afsluitend is er nauwelijks sturing op de prijs-kwaliteitverhouding. Zodra een externe professional binnen is, valt het proces volledig buiten Inkoop. Daardoor ontbreken performance- of doorlooptijdgegevens, retentie-informatie en benchmarks voor prijs/kwaliteit. Gevolg: contracten blijven generiek en sturen niet op wat echt telt: skills, kwaliteit en productiviteit.

Wat je kunt bereiken met een ‘Strategisch Plan Externe Arbeid’

1. Inkoop wordt strategisch partner op een grote, complexe categorie. Met beter inzicht in spend, skills en leveranciersperformance kan Inkoop invloed uitoefenen op keuzes die nu buiten beeld plaatsvinden en daarmee strategische waarde toevoegen.

2. Krachtige marktverkenning die direct aansluit op skillsbehoefte. Inkoop kan de organisatie adviseren over waar de schaarste zit, welke leveranciers of kanalen nodig zijn en welke tarieftrends eraan komen. Zo wordt marktinformatie een directe input voor strategische (workforce) beslissingen.

3. Een leveranciersmix die écht past bij de talentvraag. Als Inkoop de samenwerking met HR opzoekt, kun je samen met skillsdata en HR-informatie de organisatie helpen door nicheleveranciers te identificeren en het preferred suppliers-landschap aan te scherpen.

4. Prijs/kwaliteit-kaders die sturen op resultaat in plaats van alleen op tarief. Door inzicht te krijgen in performance en productiviteit ontstaat een basis voor volwassen sturen op kwaliteit, op basis van KPI’s die resulteren in betere afspraken met leveranciers, scherpere benchmarks en meer hergebruik van goed presterend talent.

5. Verbetering van totale kosten (TCO), niet alleen tarieven. Sturen op kwaliteit heeft vervolgens tot gevolg dat de integrale kostprijs beter wordt ten opzichte van de productie. En met de vernieuwde grip op deze categorie wordt het kwaliteitsniveau verhoogd door de toegevoegde waarde van de expertise van Inkoop.

Stappen naar een Strategisch Plan Externe Arbeid: hoe pak je het aan?

Stap 1. Analyseer de huidige situatie. Vergaar de voorhanden informatie en organiseer deze. Kijk naar spend, de opbouw van het leverancierslandschap en de geleverde kennis en vaardigheden.

Stap 2. Breng met HR en de business de toekomstvraag in kaart. Welke skills worden schaars? Welke rollen zijn structureel extern? Waar liggen risico’s en kansen?

Stap 3. Ontwikkel een gezamenlijke sourcingstrategie. Hoe moet het leverancierslandschap veranderen om aan onze toekomstige talentbehoeften te voldoen?

Stap 4. Spreek verantwoordelijkheden af. Besteed aandacht aan de verdeling van verantwoordelijkheden: wie beoordeelt kwaliteit, wie monitort performance en wie is de eigenaar van het proces?

Stap 5. Integreer de benodigde data. Een plan is geen plan zonder een methode om het succes te meten. Zorg voor één beeld van externe arbeid: skills, tarieven, performance, doorlooptijden en spend.

Inkoop kan zich strategischer verhouden tot deze spendcategorie door aandacht te besteden aan een Strategisch Plan Externe Arbeid, in samenwerking met de stakeholders in de organisatie. Er ontstaat ruimte voor echte waarde: marktkennis, kwaliteitssturing en strategisch leiderschap op vaak een van de grootste en belangrijkste categorieën binnen de organisatie.

Vind je het fijn om advies in te winnen over een dergelijk plan? Neem dan contact op met ons team. We kunnen je adviseren over de aanpak maar ook adviseren hoe je de verzamelde informatie en afgesproken processen kunt borgen in systemen.

Neem contact op met onze collega Edwin Welner via linkedin of ons telefoonnummer 088 999 3 999.