Kansen voor HR van het ‘Strategisch Plan Externe Arbeid’

Traditioneel is HR er voor de vaste medewerker. Flex valt in de lijnorganisatie of bij Inkoop. Die benadering is inmiddels achterhaald, want in tijden van talentschaarste wordt het lastig om organisatiedoelen te bereiken als vast personeel het enige instrument is. Externe arbeid is een middel om capaciteit te vergroten, schaarse vaardigheden aan de organisatie te binden, instroom te verbeteren en flexibiliteit mogelijk te maken. Naast het optimaliseren van het vaste talent is externe arbeid daarmee een belangrijk domein voor de organisatie én voor HR om haar doelen te halen.

Toch vindt HR het vaak lastig om dit dossier echt onder haar hoede te nemen en blijft de aanpak snel steken op operationeel niveau: noodzakelijke onboarding en hoogstens (via recruitmentcollega’s) geïntegreerde werving.

De vraag is dus: welke stappen kun je zetten om de grote HR-vraagstukken het hoofd te bieden? Het antwoord: ontwikkel een ‘Strategisch Plan Externe Arbeid: Skills & Talentmanagement’. Dit geeft HR de kans om regie te pakken op deze categorie arbeid door talentdata, skills-inzicht en kwaliteitssturing centraal te zetten.

Waarom blijft externe arbeid voor HR hangen op operationeel niveau

Externe professionals staan vaak buiten de HR-radar
Veel organisaties hebben geen compleet beeld van hun externe workforce: wie er werkt, in welke rollen, met welke skills, hoe lang en tegen welke condities. Die informatie zit versnipperd in inhuursystemen, contractdossiers en bij leidinggevenden. Hierdoor kan HR moeilijk sturen op strategische thema’s als skillsontwikkeling, opvolgingsplanning, duurzame inzetbaarheid of cultuur. Externe arbeid wordt dan een “black box” naast het vaste personeelsbestand.

Strategische personeelsplanning kijkt vooral naar vaste formatie
Workforceplanning richt zich vaak op FTE’s in loondienst: welke functies zijn kritisch, waar ontstaan gaten, welke skills moeten worden ontwikkeld? Maar een groeiend deel van die kritische rollen wordt structureel ingevuld door externen. Zonder integraal beeld van vast én extern blijft het lastig om scenario’s te maken, schaarse skills veilig te stellen en de organisatie voor te bereiden op toekomstige veranderingen.

Er is weinig grip op kwaliteit, continuïteit en cultuurimpact
Zodra een externe professional binnen is, verschuift de aandacht naar “het werk moet door”. Gegevens over performance, retentie, kennisbehoud en teamfit worden zelden structureel vastgelegd of gekoppeld aan HR-data. Daardoor kan HR niet gericht sturen op kwaliteit, doorstroom van goed presterend talent of de impact van externen op teamdynamiek en cultuur.

Wat je als HR kunt bereiken met een ‘Strategisch Plan Externe Arbeid’

HR wordt regisseur van de totale talentmix
Met één integraal beeld van de workforce kan HR sturen op de optimale talentmix per rol of afdeling: wat doen we intern, wat huren we strategisch in? HR verschuift daarmee van uitvoerder naar strategisch gesprekspartner voor directie, lijnmanagement en Inkoop.

Skills- en schaarste-inzicht als basis voor keuzes
Door skillsdata van externe professionals te koppelen aan HR-informatie (competentieprofielen, strategische personeelsplanning, leerprogramma’s) ontstaat helder zicht op waar schaarste zit, welke rollen structureel extern ingevuld worden en welke kennis de organisatie intern of extern wil borgen. HR kan hiermee gerichte keuzes maken: opleiden, anders organiseren of gericht sourcen via specifieke kanalen.

Een leveranciers- én kanalenstrategie die past bij de talentvraag
In samenwerking met Inkoop kan HR meebepalen welke leveranciers en kanalen het best passen bij de gewenste skills en doelgroepen: MSP, brokers, nichebureaus, talentplatforms, zzp-netwerken of directe sourcing. Zo wordt de leveranciersmix niet alleen financieel gestuurd, maar vooral talent- en kwaliteit-gedreven.

Heldere kaders voor kwaliteit en cultuur
Door KPI’s te formuleren op performance, doorlooptijden, retentie en teamfit ontstaat een volwassen kwaliteitskader voor externe arbeid. HR kan eenduidige afspraken maken over onboarding, toegang tot systemen, omgangsvormen, begeleiding, feedback en offboarding – zodat externen veilig, productief en in lijn met de organisatiecultuur kunnen werken.

Betere totale kosten (TCO) door focus op waarde in plaats van uurtarief
Als je stuurt op skills, kwaliteit en productiviteit, verschuift de discussie van “Wat kost het per uur?” naar “Wat levert deze persoon de organisatie op?”. Door minder faalkosten, snellere inwerktijd en meer hergebruik van goed presterend talent gaan de totale kosten omlaag, terwijl de kwaliteit van dienstverlening omhoog gaat.

Stappen naar een Strategisch Plan Externe Arbeid voor HR

Stap 1. Analyseer de huidige externe workforce.
Breng samen met Inkoop en Finance in kaart:

• Welke externen werken waar in de organisatie?
• In welke rollen, met welke skills en via welke kanalen/leveranciers?
• Wat weten we nu al over doorlooptijden, contractduren en kosten?

Stap 2. Verbind externe arbeid met strategische personeelsplanning.
Betrek HR Business Partners en lijnmanagement bij de toekomstvraag:

• Welke rollen zijn kritisch voor de strategie en worden nu (deels) extern ingevuld?
• Welke skills worden schaars en welke kennis wil je als organisatie intern of extern borgen?
• Welke rollen zijn structureel extern, is dat wenselijk of moet dat anders?
• Welke rollen zijn nu vast ingevuld, maar is flex een beter alternatief?

Stap 3. Ontwikkel een gezamenlijke sourcing- en talentstrategie.
Formuleer samen met Inkoop:

• Via welke kanalen en leveranciers kunnen we welke typen skills binnen halen?
• Hoe verhouden inhuur, interne mobiliteit, opleiding en automatisering zich tot elkaar?

Stap 4. Maak duidelijke afspraken over rollen en eigenaarschap.
Voorbeeld:

• HR: eigenaar van de totale talentstrategie, kwaliteit, onboarding, sociale veiligheid en cultuur.
• Inkoop: eigenaar van contractering, tariefafspraken en leveranciersmanagement.
• Business: eigenaar van de inhoudelijke opdracht, dagelijkse aansturing en beoordeling van resultaten.

Stap 5. Richt de data- en rapportagestructuur in.
Zorg voor één gedeeld beeld van externe arbeid:

• Koppeling tussen HR-systemen, inhuursystemen en Finance.
• Overzichten van skills, tarieven, performance, doorlooptijden en spend per afdeling.
• Dashboards die HR en Inkoop helpen samen te sturen op kwaliteit, risico en kosten.

HR kan zich veel strategischer verhouden tot externe arbeid door werk te maken van een Strategisch Plan Externe Arbeid, in nauwe samenwerking met Inkoop en de business. Zo ontstaat ruimte voor echte waarde: grip op de totale workforce en betere strategische sturing op talent.

Wil je sparren over hoe zo’n plan eruit kan zien voor jouw organisatie? Neem dan contact op met ons team. We denken graag mee over de aanpak én laten zien hoe je de verzamelde informatie en afspraken duurzaam kunt borgen in processen en systemen.

👉 Neem contact op met onze collega Edwin Welner via LinkedIn of bel 088 999 3 999.