Chancen für die Personalabteilung durch den „Strategischen Plan für externe Arbeitskräfte“

Traditionell ist die Personalabteilung für die festangestellten Mitarbeiter zuständig. Flexible Arbeitskräfte fallen in den Zuständigkeitsbereich der Linienorganisation oder der Einkaufsabteilung. Dieser Ansatz ist mittlerweile überholt, denn in Zeiten des Fachkräftemangels wird es schwierig, die Unternehmensziele zu erreichen, wenn festangestellte Mitarbeiter das einzige Instrument sind. Externe Arbeitskräfte sind ein Mittel, um die Kapazitäten zu erhöhen, seltene Fähigkeiten an das Unternehmen zu binden, den Zustrom zu verbessern und Flexibilität zu ermöglichen. Neben der Optimierung der festangestellten Talente sind externe Arbeitskräfte daher ein wichtiger Bereich für das Unternehmen und für die Personalabteilung, um ihre Ziele zu erreichen.

Dennoch fällt es der Personalabteilung oft schwer, dieses Thema wirklich in die Hand zu nehmen, und der Ansatz bleibt schnell auf der operativen Ebene stecken: notwendiges Onboarding und höchstens (über Kollegen aus der Personalbeschaffung) integrierte Rekrutierung.

Die Frage lautet also: Welche Schritte können Sie unternehmen, um die großen HR-Herausforderungen zu bewältigen? Die Antwort: Entwickeln Sie einen „Strategischen Plan für externe Arbeit: Kompetenz- und Talentmanagement”. Dies gibt der Personalabteilung die Möglichkeit, die Kontrolle über diesen Bereich der Arbeit zu übernehmen, indem sie Talentdaten, Kompetenzkenntnisse und Qualitätssteuerung in den Mittelpunkt stellt.

Warum bleibt externe Arbeit für die Personalabteilung auf operativer Ebene hängen?

Externe Fachkräfte bleiben oft außerhalb des Blickfelds der Personalabteilung
Viele Unternehmen haben keinen vollständigen Überblick über ihre externen Mitarbeiter: wer dort arbeitet, in welchen Funktionen, mit welchen Fähigkeiten, wie lange und zu welchen Bedingungen. Diese Informationen sind über verschiedene Einstellungssysteme, Vertragsunterlagen und Führungskräfte verstreut. Dadurch ist es für die Personalabteilung schwierig, strategische Themen wie Kompetenzentwicklung, Nachfolgeplanung, nachhaltige Beschäftigungsfähigkeit oder Kultur zu steuern. Externe Arbeitskräfte werden so zu einer „Black Box” neben den festangestellten Mitarbeitern.

Strategische Personalplanung konzentriert sich vor allem auf die feste Personal
Die Personalplanung konzentriert sich oft auf Vollzeitstellen: Welche Funktionen sind kritisch, wo entstehen Lücken, welche Fähigkeiten müssen entwickelt werden? Ein wachsender Teil dieser kritischen Funktionen wird jedoch strukturell von externen Mitarbeitern besetzt. Ohne ein ganzheitliches Bild der festangestellten und externen Mitarbeiter bleibt es schwierig, Szenarien zu erstellen, knappe Fähigkeiten zu sichern und das Unternehmen auf zukünftige Veränderungen vorzubereiten.

Es gibt wenig Kontrolle über Qualität, Kontinuität und kulturelle Auswirkungen v
Sobald ein externer Fachmann hinzukommt, verlagert sich der Fokus auf „die Arbeit muss weitergehen”. Daten zu Leistung, Mitarbeiterbindung, Wissensspeicherung und Teamfitness werden selten systematisch erfasst oder mit HR-Daten verknüpft. Dadurch kann die Personalabteilung nicht gezielt auf Qualität, den Durchfluss von leistungsstarken Talenten oder den Einfluss von Externen auf die Teamdynamik und Kultur einwirken.

Was Sie als Personalabteilung mit einem „Strategischen Plan für externe Arbeitskräfte“ erreichen können

HR wird zum Regisseur des gesamten Talentmixes
Mit einem einheitlichen Überblick über die Belegschaft kann HR den optimalen Talentmix für jede Rolle oder Abteilung steuern: Was machen wir intern, was lagern wir strategisch aus? Damit wandelt sich HR vom Ausführenden zum strategischen Gesprächspartner für die Geschäftsleitung, das Linienmanagement und den Einkauf.

Einblick in Fähigkeiten und Knappheit als Grundlage für Entscheidungen
Durch die Verknüpfung von Kompetenzdaten externer Fachkräfte mit HR-Informationen (Kompetenzprofile, strategische Personalplanung, Lernprogramme) entsteht ein klarer Überblick darüber, wo Knappheit herrscht, welche Rollen strukturell extern besetzt werden und welches Wissen die Organisation intern oder extern sichern möchte. Die Personalabteilung kann damit gezielte Entscheidungen treffen: Schulungen, andere Organisationsformen oder gezielte Suche über bestimmte Kanäle.

Eine Lieferanten- und Kanalstrategie, die zum Talentbedarf passt
In Zusammenarbeit mit dem Einkauf kann die Personalabteilung mitbestimmen, welche Lieferanten und Kanäle am besten zu den gewünschten Fähigkeiten und Zielgruppen passen: MSP, Broker, Nischenagenturen, Talentplattformen, Netzwerke für Selbstständige oder Direktbeschaffung. Auf diese Weise wird der Lieferantenmix nicht nur finanziell gesteuert, sondern vor allem von Talent und Qualität bestimmt.

Klare Rahmenbedingungen für Qualität und Kultur
Durch die Formulierung von KPIs für Leistung, Durchlaufzeiten, Mitarbeiterbindung und Teamfitness entsteht ein ausgereifter Qualitätsrahmen für externe Arbeitskräfte. Die Personalabteilung kann eindeutige Vereinbarungen zu Onboarding, Zugang zu Systemen, Umgangsformen, Betreuung, Feedback und Offboarding treffen – damit externe Mitarbeiter sicher, produktiv und im Einklang mit der Unternehmenskultur arbeiten können.

Bessere Gesamtkosten (TCO) durch Fokus auf Wert statt Stundensatz
Wenn Sie sich auf Fähigkeiten, Qualität und Produktivität konzentrieren, verlagert sich die Diskussion von „Was kostet das pro Stunde?“ zu „Was bringt diese Person dem Unternehmen?“. Durch geringere Ausfallkosten, schnellere Einarbeitungszeiten und eine stärkere Wiederverwendung von leistungsstarken Talenten sinken die Gesamtkosten, während die Qualität der Dienstleistungen steigt.

Schritte zu einem strategischen Plan für externe Arbeit für die Personalabteilung

Schritt 1. Analysieren Sie die derzeitige externe Belegschaft.
Erstellen Sie gemeinsam mit den Abteilungen Einkauf und Finanzen eine Übersicht:

• Welche externen Mitarbeiter arbeiten wo in der Organisation?
• In welchen Funktionen, mit welchen Fähigkeiten und über welche Kanäle/Anbieter?
• Was wissen wir bereits über Durchlaufzeiten, Vertragslaufzeiten und Kosten?

Schritt 2. Verbinden Sie externe Arbeit mit strategischer Personalplanung.
Beziehen Sie HR-Business-Partner und das Linienmanagement in die Zukunftsfrage ein:

• Welche Funktionen sind für die Strategie entscheidend und werden derzeit (teilweise) extern wahrgenommen?
• Welche Fähigkeiten werden knapp und welches Wissen möchten Sie als Organisation intern oder extern sichern?
• Welche Rollen sind strukturell extern, ist das wünschenswert oder sollte das anders sein?
• Welche Stellen sind derzeit fest besetzt, aber wäre Flexibilität eine bessere Alternative?

Schritt 3. Entwickeln Sie eine gemeinsame Beschaffungs- und Talentstrategie.
Formulieren Sie gemeinsam mit der Einkaufsabteilung:

• Über welche Kanäle und Anbieter können wir welche Arten von Fähigkeiten einwerben?
• Wie stehen sich Personalbeschaffung, interne Mobilität, Weiterbildung und Automatisierung zueinander in Beziehung?

Schritt 4. Treffen Sie klare Vereinbarungen über Rollen und Verantwortlichkeiten.
Beispiel:

• HR: Verantwortlich für die gesamte Talentstrategie, Qualität, Onboarding, soziale Sicherheit und Kultur.
• Einkauf: Verantwortlicher für Vertragsabschlüsse, Tarifvereinbarungen und Lieferantenmanagement.
• Business: Eigentümer des inhaltlichen Auftrags, tägliche Steuerung und Bewertung der Ergebnisse.

Schritt 5. Richten Sie die Daten- und Berichtsstruktur ein.
Sorgen Sie für ein einheitliches Bild der externen Arbeit:

• Verbindung zwischen HR-Systemen, Zeitarbeitssystemen und Finanzwesen.
• Übersichten über Fähigkeiten, Tarife, Leistung, Durchlaufzeiten und Ausgaben pro Abteilung.
• Dashboards, die HR und Einkauf dabei unterstützen, gemeinsam Qualität, Risiken und Kosten zu steuern.

Die Personalabteilung kann sich viel strategischer auf externe Arbeitskräfte einstellen, indem sie in enger Zusammenarbeit mit dem Einkauf und dem Geschäftsbereich einen strategischen Plan für externe Arbeitskräfte ausarbeitet. So entsteht Raum für echten Mehrwert: Kontrolle über die gesamte Belegschaft und eine bessere strategische Steuerung von Talenten.

Möchten Sie darüber diskutieren, wie ein solcher Plan für Ihr Unternehmen aussehen könnte? Dann wenden Sie sich an unser Team. Wir denken gerne mit Ihnen über die Vorgehensweise nach und zeigen Ihnen, wie Sie die gesammelten Informationen und Vereinbarungen nachhaltig in Prozessen und Systemen verankern können.

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