Compliance is nooit af

Helga van der Steen (Chief Development Officer, Olliworks) deelt haar visie op compliance bij externe inhuur

“Wet- en regelgeving rond de inhuur van externe professionals is voortdurend in beweging”

De handhaving op schijnzelfstandigheid, de komst van de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (WTTA) en nieuwe verplichtingen rond arbeidsrelaties stellen opdrachtgevers voor steeds nieuwe uitdagingen. Hoe zorg je ervoor dat je inhuurproces niet alleen vandaag, maar ook morgen voldoet aan de geldende regels?
Voor organisaties die externe professionals inhuren, is compliance een belangrijk aandachtspunt. De verantwoordelijkheid voor het naleven van wet- en regelgeving ligt immers niet alleen bij de leveranciers van personeel, maar in veel gevallen ook bij de opdrachtgever zelf.
Dat vraagt meer dan kennis van de regels. Wettelijke verplichtingen moeten worden vertaald naar concrete controles, procedures en werkprocessen. En wanneer de regels veranderen, moeten die processen mee veranderen.
Bij Olli is dat een continu onderdeel van de softwareontwikkeling. Het team achter het platform volgt ontwikkelingen in wet- en regelgeving en jurisprudentie en vertaalt deze waar nodig naar nieuwe of aangepaste functionaliteit. Zo helpt Olli organisaties om compliance structureel te borgen in hun dagelijkse inhuurprocessen.

Van wettelijke verplichting naar praktische controle

Een goed voorbeeld is de handhaving op schijnzelfstandigheid onder de Wet DBA. Opdrachtgevers moeten kunnen onderbouwen waarom een opdracht geschikt is voor uitvoering door een zelfstandige. Daarbij gaat het niet alleen om de afspraken op papier, maar ook om de manier waarop de werkzaamheden daadwerkelijk worden uitgevoerd.
Olli ondersteunt dit proces op verschillende momenten. Bij het aanmaken van een opdracht toetst de software de opdrachtomschrijving aan relevante DBA-criteria. Een AI-module helpt om de omschrijving waar nodig aan te passen. Is een opdracht niet geschikt voor een zelfstandige, dan signaleert Olli dit en kan er geen zzp-kandidaat voor worden voorgesteld.
Maar compliance houdt niet op bij de start van een opdracht. Ook tijdens de uitvoering kunnen omstandigheden veranderen. Daarom krijgen de hiring manager en de zelfstandige bij wijzigingen of verlengingen de taak om opnieuw te beoordelen of de opdrachtomschrijving nog aansluit bij de praktijk. De uitkomst wordt vastgelegd in het dossier.
Zo worden wettelijke aandachtspunten vertaald naar controles die onderdeel zijn van het reguliere inhuurproces, in plaats van afzonderlijke controles achteraf.

Voorbereid op nieuwe wetgeving

Ook de komst van de WTTA laat zien waarom compliance voortdurend aandacht vraagt. Deze wet introduceert een toelatingsstelsel voor organisaties die arbeidskrachten ter beschikking stellen. Daarmee ontstaan nieuwe verplichtingen voor zowel uitleners als inleners.
Olli ondersteunt nu al de controle van leveranciersgegevens, onder meer via een koppeling met de Kamer van Koophandel. Aanvullend ontwikkelt het team functionaliteit waarmee de toelatingsstatus van leveranciers kan worden vastgelegd en gecontroleerd.
Zodra het register van de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt beschikbaar is, voorziet de roadmap in een koppeling waarmee deze controles verder kunnen worden geautomatiseerd.
Het uitgangspunt is steeds hetzelfde: nieuwe wettelijke verplichtingen worden beoordeeld op hun gevolgen voor het inhuurproces en waar mogelijk vertaald naar controles en functionaliteit in Olli.

Niet alleen compliant werken, maar het ook kunnen aantonen

Naast het uitvoeren van controles is het belangrijk dat organisaties kunnen aantonen welke controles hebben plaatsgevonden en welke informatie daaraan ten grondslag ligt.
Dat speelt bijvoorbeeld bij audits volgens de NEN 4400-norm. Auditors kunnen vragen om uiteenlopende documenten en gegevens, zoals KvK-registraties, btw-controles, overeenkomsten, ondernemerstoetsen en bewijs van periodieke controles.
Olli legt veel van deze gegevens en controleresultaten vast in de dossiers van externe professionals en leveranciers. Dankzij koppelingen met externe registers worden bepaalde gegevens automatisch gecontroleerd en bijgewerkt. Via het beheerdashboard worden relevante constateringen zichtbaar.
Daarmee ondersteunt het platform niet alleen de uitvoering van complianceprocessen, maar ook de aantoonbaarheid ervan. Tegelijkertijd blijven bepaalde verantwoordelijkheden, zoals het geven van werkplekinstructies, bij de organisatie zelf liggen.

Compliance als continu onderdeel van softwareontwikkeling

De uitdaging voor softwareleveranciers is niet alleen om bestaande wet- en regelgeving goed te ondersteunen. Minstens zo belangrijk is het vermogen om nieuwe ontwikkelingen tijdig te vertalen naar de praktijk.
Daarom volgt Olli de relevante ontwikkelingen in wetgeving en jurisprudentie. Via brancheorganisatie Bovib wordt juridische informatie aangereikt en worden contractkaders en screenings periodiek juridisch getoetst. Het team van Olli beoordeelt vervolgens welke gevolgen deze ontwikkelingen hebben voor de inrichting en functionaliteit van het platform.
Dat kan leiden tot nieuwe controles, aanvullende signaleringen, gewijzigde workflows of aanpassingen in de informatie die opdrachtgevers en leveranciers moeten vastleggen.
Zo groeit de complianceondersteuning mee met de veranderende eisen die aan externe inhuur worden gesteld.

Inzichtelijk gemaakt in één compliancekader

Om opdrachtgevers inzicht te geven in deze aanpak heeft Olli een uitgebreid compliancekader opgesteld. Hierin zijn elf wettelijke kaders rond externe inhuur samengebracht, waaronder de Wet DBA, WTTA, Waadi, Wet aanpak schijnconstructies, Wet arbeid vreemdelingen en AVG.
Per onderwerp beschrijft het document welke verplichtingen gelden, welke risico’s opdrachtgevers lopen, welke controles nodig zijn en hoe Olli deze ondersteunt.
Daarbij wordt expliciet onderscheid gemaakt tussen functionaliteit die al beschikbaar is, functionaliteit die op de ontwikkelroadmap staat en maatregelen waarvoor de organisatie zelf verantwoordelijk blijft.
Het compliancekader wordt geactualiseerd wanneer relevante ontwikkelingen in wet- en regelgeving, jurisprudentie of nieuwe releases van Olli daartoe aanleiding geven.

Zo maakt Olli niet alleen inzichtelijk welke wet- en regelgeving relevant is, maar ook hoe de naleving daarvan in de software wordt ondersteund.

Wetgeving verandert. Olli ontwikkelt mee

Volledig compliant werken vraagt altijd om een combinatie van duidelijke afspraken, zorgvuldig ingerichte processen en de juiste ondersteuning. Software kan de verantwoordelijkheid van een opdrachtgever niet overnemen, maar wel helpen om risico’s te signaleren, controles consequent uit te voeren en de naleving aantoonbaar te maken.
Dat is het uitgangspunt achter de voortdurende ontwikkeling van Olli: wet- en regelgeving vertalen naar praktische functionaliteit die organisaties helpt grip te houden op hun externe inhuur.
Benieuwd hoe Olli wet- en regelgeving ondersteunt? Neem contact met ons op voor een demonstratie van de compliancefunctionaliteit in Olli.