Vergeet je bestaande processen: begin bij je doelen
Een nieuwe kijk op de implementatie van recruitment- en inhuursystemen.
Ben je voornemens een nieuw recruitment- of inhuursysteem te implementeren?
Dan vraag je je ongetwijfeld af hoe zo’n traject eruit gaat zien. Zeker omdat software-implementaties de reputatie hebben lang te duren, kostbaar te zijn en veel energie van een organisatie te vragen.
Dat kan én moet anders.
Wij geloven in doelgericht implementeren: eerst bepalen wat je met je recruitment- en inhuurprocessen wilt bereiken, vervolgens ervaren wat de standaard al biedt en pas daarna toevoegen wat echt nodig is. In dit blog leggen we uit hoe die aanpak leidt tot een snelle implementatie die energie geeft in plaats van kost.
Begin bij het doel, niet bij het bestaande proces
Wanneer een nieuw systeem wordt geïmplementeerd, is het verleidelijk om te beginnen met het in kaart brengen van de huidige werkwijze. Hoe loopt een aanvraag door de organisatie? Wie moet waar goedkeuring geven? Welke gegevens worden vastgelegd? Welke systemen wisselen informatie uit? En welke uitzonderingen moeten worden ondersteund?
Dat is relevante informatie, maar er is een belangrijkere vraag:
Waarom doen we dit eigenlijk zo?
Achter iedere processtap zit (als het goed is) een doel. Een extra goedkeuring kan bijvoorbeeld bedoeld zijn om financiële risico’s te beperken. Een controle kan nodig zijn om compliant in te huren. Een koppeling kan ooit zijn gemaakt om dubbele invoer te voorkomen.
Wanneer je alleen kijkt naar hoe het huidige proces werkt, loop je het risico dat je die bestaande werkwijze één-op-één probeert over te brengen naar het nieuwe systeem. Daarmee neem je mogelijk ook complexiteit mee die door de jaren heen is ontstaan of juist voortkomt uit beperkingen van bestaande systemen.
Daarom beginnen we bij het doel. Wat moet het recruitment- of inhuurproces opleveren? Welke risico’s moeten worden beheerst? Welke informatie hebben gebruikers nodig? En wat moet er gebeuren om het proces goed, snel en compliant te laten verlopen? Pas wanneer dat duidelijk is, kijken we naar de inrichting.
Kijk vervolgens wat de standaard al oplost
De volgende vraag is niet: hoe bouwen we het bestaande proces na? Maar:
Hoe bereiken we deze doelen met de standaardmogelijkheden van het systeem?
OLLi is ontwikkeld voor total talent: processen rondom recruitment van vast personeel en inhuur van extern personeel. Veel vraagstukken waarvoor organisaties in hun bestaande omgeving workflows, controles of koppelingen hebben ingericht, worden daarom al binnen de standaard ondersteund.
Dat betekent soms dat een proces in OLLi anders loopt dan mensen gewend zijn. Dat is niet automatisch een probleem, mits het achterliggende doel op een eenvoudigere manier wordt bereikt. Zo kan de standaard werkwijze juist een verbetering zijn.
Door de standaard als vertrekpunt te nemen, voorkomen we dat we aan het begin van een implementatie allerlei uitzonderingen, maatwerk en integraties ontwikkelen waarvan nog niet duidelijk is of ze in de nieuwe situatie werkelijk nodig zijn.
Eerst ervaren, dan oordelen
Een proces op papier beoordelen is iets anders dan ermee werken. Daarom investeren we vroeg in adoptie.
Gebruikers moeten niet pas vlak voor de livegang kennismaken met OLLi. We willen dat zij zo snel mogelijk ervaring opdoen met het nieuwe systeem. Zo ontstaat er gezamenlijk begrip van wat er waarom verandert. Tegelijkertijd kunnen we beoordelen of de standaard in de praktijk gaat functioneren.
Zo ontstaan de goede gesprekken tijdens een implementatie. In plaats van discussies over wat we denken nodig te hebben, kunnen we kijken naar wat er tijdens het gebruik van OLLi daadwerkelijk ervaren wordt.
Adoptie is dus meer dan training. Het wordt een manier om betere implementatiebeslissingen te nemen.
Daarna pas maatwerk en integraties
Deze aanpak betekent niet dat iedere organisatie uiteindelijk exact dezelfde inrichting krijgt. Recruitment- en inhuurprocessen verschillen en er kunnen goede redenen zijn om iets anders te configureren, een koppeling te realiseren of aanvullende functionaliteit te ontwikkelen.
Het verschil zit in wanneer we die beslissing nemen.
We willen eerst weten dat een aanpassing daadwerkelijk nodig is. Misschien blijkt een bestaande koppeling overbodig omdat OLLi het betreffende proces zelf ondersteunt. Misschien kan een wens met configuratie worden opgelost. Of blijkt een uitzondering die vooraf heel belangrijk leek in de praktijk nauwelijks voor te komen.
En als een integratie of aanpassing wél waarde toevoegt, kunnen we die veel gerichter realiseren.
En zo zetten we een nieuwe standaard van implementatie neer:
Doelen bepalen → De standaard als vertrekpunt → Vroeg adopteren en enthousiasmeren→ Gericht aanpassen en integreren
Het resultaat is een systeem waarmee de organisatie haar doelen bereikt, zonder onnodige complexiteit toe te voegen.
Onze vijf implementatieprincipes
Deze visie hebben we vertaald naar vijf principes die richting geven aan iedere OLLi-implementatie:
1. Standard First We beginnen met de bewezen standaardfunctionaliteit van OLLi. Daarmee creëren we snel een stabiele basis en voorkomen we dat bestaande complexiteit automatisch wordt meegenomen naar de nieuwe omgeving.
2. Adopt Before Integrate Gebruikers doen eerst ervaring op met OLLi. Daarna bepalen we welke aanvullende koppelingen daadwerkelijk nodig zijn en waarde toevoegen aan de nieuwe werkwijze.
3. Configure Before Customize Als de standaard niet volledig aansluit, kijken we eerst naar configuratie. Pas wanneer daarmee het gewenste doel niet kan worden bereikt, komt maatwerk in beeld.
4. Communicate Early Een succesvolle implementatie draait niet alleen om technologie. Daarom betrekken we gebruikers, leveranciers, opdrachtgevers en andere stakeholders vroeg bij de verandering en bouwen we vanaf het begin aan begrip en adoptie.
5. Management by Exception We richten processen zo in dat gebruikers niet ieder dossier handmatig hoeven te bewaken. OLLi ondersteunt de standaardprocessen en helpt gebruikers hun aandacht te richten op afwijkingen, risico’s en situaties waarin actie nodig is.
Meer weten over onze implementatieaanpak?
Overweeg je een nieuw recruitment- of inhuursysteem en wil je weten hoe deze aanpak er voor jouw organisatie uit kan zien? Neem dan contact met ons op. We sturen je dan ons Delivery Framework toe. Zo kun je zien hoe we jouw total talent doelen vertalen naar een concrete, snelle en toegankelijke implementatieaanpak.